Zpracování a ochrana osobních údajů dle GDPR

Dovolujeme si Vás seznámit se zásadami zpracování osobních údajů ve společnosti AKCENTA LOGISTIC a.s. (dále jen „AKCENTA LOGISTIC“ nebo „my“) a ujistit Vás, že se při zajišťování důvěrnosti a bezpečnosti Vašich osobních údajů řídíme zákonnými principy.

Ochrana soukromí a osobních údajů našich klientů patří mezi naše priority. Tyto údaje považujeme za důvěrné a zachováváme o nich mlčenlivost. Klademe důraz na bezpečnost při jejich zpracování, na výběr smluvních partnerů a striktní dodržování pravidel.

1. Kontaktní údaje v oblasti ochrany osobních údajů

Správce osobních údajů:

• Obchodní firma: AKCENTA LOGISTIC a.s.
• IČ: 28807588, DIČ: CZ28807588
• Sídlo: Nerudova 1361/31, Pražské Předměstí, 500 02 Hradec Králové, Česká republika

2. Rozsah zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje jako tzv. správce osobních údajů zpravidla zpracováváme v rozsahu, v jakém jste nám je poskytl/a, a to zejména v  souvislosti s uzavřením smluvního vztahu s naší společností, případně také v rozsahu, který jsme v souladu s platnými a účinnými právními předpisy shromáždili jinak (tzn. z veřejných evidencí nebo od třetích osob, např. poskytne-li informaci úřad nebo jiný orgán). Podle situace se může jednat o:

• identifikační údaje (např. jméno, příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, funkce, číslo průkazu totožnosti, kým a kdy průkaz vydán, platnost průkazu, pohlaví, místo narození státní příslušnost),
• adresní/kontaktní údaje (např. adresa trvalého pobytu, telefonní číslo, číslo mobilního telefonu, e-mail),
• údaje o využívání služeb (např. čísla bankovních účtů, transakční údaje, záznamy telefonických hovorů, záznamy jiné komunikace).

Tyto zásady zpracování osobních údajů jsou určeny fyzickým osobám, jejichž osobní údaje zpracováváme (tzv. subjekty údajů). Těmi mohou být zejména:

• smluvní partneři naší společnosti
• návštěvníci webových stránek
• zaměstnanci

V zásadě platí, že pokud vyžadujeme Vaše osobní údaje, máte povinnost nám je poskytnout; neposkytnutí údajů by vedlo k nemožnosti navázání smluvního vztahu s naší společností. Výjimkou je případ, kdy pro zpracování Vašich osobních údajů potřebujeme Váš souhlas. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné.

3. Doba, po kterou vaše osobní údaje uchováváme

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po nezbytně nutnou dobu a archivujeme dle zákonných lhůt, které nám ukládají právní předpisy:

• údaje, které máme z důvodu plnění právní povinnosti, zpracováváme po dobu požadovanou příslušným právním předpisem. Není-li doba uchování osobních údajů výslovně stanovena, uchováváme údaje po dobu, po kterou trvá daná povinnost;
• údaje, které máme pro uzavření a plnění smlouvy, zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu;
• údaje, které máme z důvodu probíhajících nebo reálně hrozících sporů, zpracováváme nejdéle po dobu trvání promlčecích či prekluzivních lhůt resp. půl roku po konci těchto lhůt s ohledem na skutečnost, že žaloba může být soudem doručena i několik měsíců po podání;
• údaje zpracovávané na základě našeho oprávněného zájmu zpracováváme po dobu trvání takového zájmu
• údaje zpracovávané na základě vašeho souhlasu se uchovávají po dobu, na kterou jste udělili souhlas.

Máme nastavena vnitřní pravidla, která prověřují zákonnost držení osobních údajů, a údaje nedržíme déle, než jsme oprávněni.

4. Legislativní rámec

Zpracování vašich osobních údajů probíhá v souladu s platnými a účinnými právními předpisy, jejichž základní přehled je uveden níže:

• nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“),
• zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce ve znění pozdějších předpisů (dále jen „zákoník práce“).

5. Účely a právní důvody pro zpracování vašich osobních údajů

Osobní údaje shromažďujeme a zpracováváme pouze při existenci alespoň jednoho právního důvodu za stanoveným účelem, v rozsahu a po dobu nezbytnou pro naplnění tohoto stanoveného účelu, kterým může být:

Účel zpracování	Právní důvod
plnění právních povinností (např. uchovávat záznamy a dokumenty týkající se obchodů nebo plnění povinností)	dodržení právních povinností, které se na naši společnost vztahují
jednání o uzavření nebo změně smlouvy, jejíž jste stranou, plnění uzavřené smlouvy	splnění smlouvy nebo provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost
ochrana majetku a osob	oprávněný zájem naší společnosti na ochraně majetku a zdraví
určení, výkon a obhajoba právních nároků, pokud probíhá či bezprostředně hrozí soudní spor, došlo k pojistné události nebo spáchání deliktu	oprávněný zájem naší společnosti, našich smluvních partnerů a zaměstnanců na ochraně práv v případě právních sporů a pojistných události

6. Příjemci osobních údajů

K Vašim osobním údajům mají v některých případech přístup následující externí subjekty:

• úřady a orgány dle zákona;
• naši odborní poradci (zejm. auditoři a právní, finanční nebo daňoví poradci);
• poskytovatelé podpůrných služeb (poskytovatelé IT služeb včetně webhostingu, poskytovatelé poštovních a komunikačních služeb a služeb elektronických komunikací);
• externí spolupracovníci a dodavatelé, pokud je to nutné pro plnění smlouvy;
• příp. orgány činné v trestním řízení a pojišťovna (incidenty, pojistné události).

Vaše osobní údaje zpracováváme buď samostatně, nebo v souladu s GDPR využíváme odborných služeb tzv. zpracovatelů osobních údajů na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. Nedochází k předání osobních údajů mimo EU/EHP do tzv. třetí země.

Kniha jízd	CCS Česká společnost pro platební karty s.r.o.	IČ: 27916693
Systém Helios	Asseco Solutions, a.s.	IČ: 64949541

7. Poučení o právech subjektů údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme transparentně a v souladu s legislativními požadavky. Vezměte prosím na vědomí, že podle GDPR máte právo:

• žádat přístup ke svým osobním údajům, tzn. máte právo získat od nás informace o tom, zda Vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, o jaké údaje se jedná a jakým způsobem se zpracovávají;
• žádat opravu Vašich nepřesných osobních údajů a kdykoliv doplnit neúplné údaje;
• v určitých případech žádat omezení zpracování Vašich osobních údajů, výmaz Vašich osobních údajů nebo vznést námitku proti zpracování (viz čl. 17, 18 a 21 GDPR);
• pokud je zpracování založeno na Vašem souhlasu, máte právo souhlas kdykoliv odvolat. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost předchozího zpracování;
• v určitých případech získat osobní údaje, které jste nám poskytl/a, v běžném a strojově čitelném formátu (viz čl. 20 GDPR). Tyto údaje můžete následně předat jinému správci, nebo pokud je to technicky možné, žádat, aby si je správci předali mezi sebou.

Tato práva můžete uplatnit zasláním Vaší žádosti nebo námitky na adresu sídla naší společnosti nebo na email al@akcenta.eu. Máte také právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, a to zejména pokud bychom nevyhověli Vaší žádosti.